Mit dem neuen Pressemitteilungstool können die Pressetexte der Landesmesse Stuttgart GmbH mit optimierten und standardisierten Abläufen komfortabel erstellt und veröffentlicht werden

Das neue leistungsfähige Workflow-Management-Tool der Messe Stuttgart ermöglicht es, den zuvor wenig standardisierten und komplizierten Prozess mit doppelter Inhaltspflege rund um die Erstellung den Versand und die Veröffentlichung von Pressetexten, nutzerfreundlich und einfach abzubilden. Ursprünglich wurden die Pressetexte auf mehreren Systemen gepflegt. Die PDFs wurden manuell erstellt und auch die Veröffentlichungen in den einzelnen Bereichen mussten einzeln gesteuert werden. Hierzu war ein umfangreicher Workflow notwendig, da viele Pressetexte der Landesmesse Stuttgart GmbH mehrsprachig zu Verfügung stehen und zur Veröffentlichung spezielle Freigaben erforderlich sind.

Mit dem neuem Online-Tool und einem durchdachten Workflow können sämtliche Pressemitteilungen komfortabel erstellt und veröffentlicht werden. Ein dezidiertes Rechtesystem mit verschiedenen Nutzergruppen (z. B. Freigabe-User, Kommunikationsleiter, Redakteur, externer Redakteur) regelt die Erstellungs- und Freigabeprozesse. Die Redakteure und Kommunikationsleiter erstellen die Texte direkt im Tool. Hierbei können wiederkehrende Textbausteine komfortabel eingebaut werden und Bilder direkt aus einer Datenbank hinzugefügt werden. Die Pressemitteilung kann einer oder mehreren Veranstaltungen sowie bis zu zwei Redakteuren zugewiesen werden. Außerdem legt der Redakteur den Veröffentlichungszeitraum fest und wählt die Kanäle, auf welchen die Pressetexte ausgegeben werden. Das PDF wird dann automatisch erstellt und bei Änderungen immer direkt automatisch angepasst. Eine komplette Voransicht der PDF-Ausgabe ist jederzeit möglich. Die Vorlagen werden in das System importiert und automatisch hinterlegt.

Nach Fertigstellung des Pressetextes kann der Redakteur ihn zur Freigabe senden. Die Freigabe-User bekommen eine automatisch generierte Mail mit der Info, dass ein Text zur Abnahme steht. Der Text kann mit Änderungswünschen zurückgewiesen werden oder zur Veröffentlichung freigegeben werden. Bei Änderungswünschen bekommt der Redakteur eine Mail mit dem Hinweis, dass der Pressetext zurückgewiesen wurde, sowie den Anmerkungen. Wird der Pressetext freigegeben und der zuvor festgelegte Veröffentlichungszeitraum hat bereits begonnen, ist die Pressemitteilung live verfügbar. Der Ersteller sowie ein Presseverteiler werden darüber automatisch durch eine Mail, in der ein Direktlink zum Pressetext enthalten ist, informiert. Zudem können weitere Empfänger manuell ergänzt werden.

Das neue leistungsfähige Workflow-Management-Tool ermöglicht die komfortable Erstellung von Pressetexten. Die Veröffentlichung und der Versand erfolgen direkt im Tool und können direkt an die Nutzer kommuniziert werden.

Durch intelligentes Workflow-Management wird die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessert. Gleichzeitig werden Bearbeitungszeiten und -kosten reduziert. Die Messe Stuttgart profitiert durch optimierte und standardisierte Abläufe von einer Effizienzsteigerung im Pressebereich.